Una hoja de cálculo es un tipo de documento que se organiza en base a columnas y filas de celdas. También recibe este nombre el software que trabaja con este tipo de documentos. Llegar a dominar este software puede ser complicado para los usuarios sin experiencia. Por tanto, son muchos quienes deciden realizar un curso Excel avanzado, puesto que éste es el programa más popular y más utilizado para trabajar con hojas de cálculo. Esta herramienta permite la manipulación de datos numéricos y alfanuméricos distribuidos en tablas formadas por celdas.
Esta herramienta fue desarrollada para sustituir a las hojas de cálculo tradicionales que se realizaban en papel. Y lo cierto, es que antes se usaban los libros de contabilidad en papel. Estos libros albergaban grandes páginas con filas y columnas donde se anotaban los datos. De aquí surge el término hoja de cálculo, que ha servido de inspiración para los softwares que hoy realizan esta función. En realidad, una hoja de cálculo, es una aplicación realmente poderosa, ya que ofrece la posibilidad de realizar cálculos complejos y, de esta forma, simplifica la solución de los problemas.
Usos de las hojas de cálculo
En líneas generales, podemos decir, que una hoja de cálculo es una herramienta que permite llevar a cabo la gestión contable de un negocio. Pero esta no es su única función, sino que puede emplearse para múltiples propósitos, siempre y cuando se trate de almacenar datos alfanuméricos. Esta herramienta es capaz de organizar y gestionar un gran volumen de información, y su principal objetivo es la posibilidad de interrelacionar los datos. Esto permite que las empresas obtengan una visión exacta de todos sus movimientos.
Importancia del software de hoja de cálculo en el área administrativa y financiera
La función de las hojas de cálculo en la gestión administrativa y financiera de una empresa es de vital importancia. De hecho, es muy común que en una entrevista para un puesto de este área, nos pregunten por nuestro conocimiento en el manejo de este tipo de software. Éstas son algunas de las ventajas que aporta su utilización a las empresas:
- Puede llevar a cabo el análisis de un gran volumen de información
- Permite el trabajo en equipo: diferentes usuarios pueden trabajar en una misma hoja de cálculo
- Optimización de los tiempos de gestión y procesamiento de los datos: mejora de la productividad facilitando la manipulación de los datos, mediante funciones como buscar, uso de filtros, ordenación, etc
- Es de gran utilidad a la hora de verificar que los datos contables sean correctos
- Permite la importación de datos de otras herramientas, facilitando así el análisis de los programas de contabilidad y de gestión de la empresa
- En el caso de Excel, por ejemplo, permite conectarse con otras herramientas de Office
- Es una buena herramienta para realizar presentaciones de datos en tablas y gráficos
- Permite el uso de funciones y fórmulas para hacer más fácil el tratamiento de la información
- Ayuda a crear modelos de estados financieros para la planificación del presupuesto integral de la empresa
En líneas generales, podemos decir, que las hojas de cálculo son una herramienta muy útil para muchos tipos de usuarios y, a su vez, resultan imprescindibles para la gestión administrativa y financiera de una empresa.
Articulo redactado por: Eladia Bermúdez Otero. Licenciada en Historia del Arte, Técnico superior en Administración de Empresas y bloguera vocacional.
